Van druk bezig naar productief & succesvol! Herken je dat? Je werkt keihard, maar op de een of ander manier levert ’t bitter weinig op? Jij bent niet de enige! Herken je ook dat je vaak aan het eind van de dag niet meer weet wat je precies hebt gedaan?
Dat komt, heel eerlijk gezegd, doordat je vooral druk bezig bent, in plaats van productief. Ik kan je verzekeren dat velen van ons hier ondertussen zelfs erg goed in zijn, in druk doen. Logisch ook, want hetgeen dat je vaak doet, daar word je steeds beter in. Dus wij worden (onbewust) steeds beter in druk bezig zijn, maar helaas steeds minder productief. Dat is op den duur voelbaar en gaat knagen.
Zo, dat was waarschijnlijk even confronterend en awkward, maar welnoodzakelijk voor inzicht. Het goede nieuws is: je kunt er iets aan doen! Neem zelf de touwtjes in de handen en switch van druk doen naar productief zijn. Wil je weten hoe? Lees verder!
Dit blogartikel leert jou wat je kunt doen om slimmer te werken, in plaats van harder. Je leert hoe jij:
- Meer kunt doen in minder tijd,
- Meer tijd overhoudt in plaats van werk,
- Effectiever en efficiënter informatie kunt verwerken.
Om dit te realiseren om jou slimmer te leren werken, gebruik ik het Slimmer Werken Model met een praktisch stappenplan:
In zeven stappen, van druk doen naar productiviteit in de juiste flow.
Ik wens jou veel leesplezier en succes bij de uitvoering!
Stap 1: Switch naar single-tasken
Wat ik vaak zie bij mijn onze coachees, maar wat ook blijkt uit onderzoek, is dat we veel en dan bedoel ik echt heel veel tijd kwijt zijn aan switch-tasken, beter bekend als multitasken.
WEETJE:
Onderzoek wijst uit dat multitasking niet alleen de foutenkans verhoogt en vooral ook heel veel tijd kost.
- Als je 8 uur lang werkt aan één taak, dan kun je jouw volledige tijd en focus spenderen aan deze ene taak.
- Echter als je naast die ene taak nog een andere taak uitvoert, je hebt bijvoorbeeld telefoondienst, of je doet nog iets anders ernaast zoals WhatsApp-en, dan blijkt dat je effectieve werktijd niet twee maal 4 uur te zijn, maar twee maal 3¼ uur. Je verliest dus zo
1,5 uur door multitasking. - Het wordt erger als je drie taken tegelijk uitvoert: jouw effectieve werktijd is dan nog maar drie keer 1,5 uur. De verloren tijd loopt op tot 3,5 uur!
- Bij vier gelijktijdige taken is de effectieve werktijd nog maar ruim 3 uur en zijn de verloren uren aan multitasking zelfs opgelopen tot bijna 5 uur.
- En bij vijf taken is de effectieve werktijd nog slechts 2 uur! De verloren uren dankzij multitasking lopen nu op naar 6 uur! Ik zou zeggen: stop met werken, want het levert bitter weinig op. Je bent vooral druk bezig!
De SLEUTEL tot PRODUCTIVITEIT: Doe één ding per keer en je krijgt gegarandeerd meer gedaan in minder tijd!
TIPS bij STAP 1 - Switch naar single-tasken:
- Laat je niet storen door mail, telefoon, WhattsApp,Facebook etc. Zet de mail en/of telefoon uit, of leg hem uit het zichtweg terwijl je het geluid inclusief trilfunctie uitzet. Er is nergens een regel die jou verplicht per direct op alles te reageren.
- Als je in vergadering bent, dan ben je niet bereikbaar. Bedenk nu eens voor jezelf dat je een afspraak hebt met jezelf: als je gaat werken!
- Laat je niet afleiden door collega’s. Werk met zogenaamde focus-uren en plan samen zo’n focus-uur op de dag in. Je collega’s zijn je dankbaar want ook zij hebben last van al die afleiding.
- Ga eens op een andere plek werken zoals thuis, buiten in het park of in een café.
Stap 2: Bepaal jouw doelen, zowel zakelijk als prive
Zonder doel is het onmogelijk te scoren. Als je slimmer wilt werken moet je weten wat jouw doelen zijn. Zo weet je waar je jouw tijd en aandacht aan moet besteden om productief te zijn. Bovendien maakt het werken met uitdagende doelen ons gelukkig: het motiveert en
levert resultaten met bijbehorende successen op.
Ook privé moet je doelen stellen. Je kunt ervoor kiezen zonder doelen door het leven gaan, en op dagelijkse basis van het een naar het ander hoppen, in de hoop op overleving, maar dat kwalificeer ik als een gemiddeld leven. Als je het maximale uit jezelf en jouw leven wilt halen, en er meer kleur en betekenis aan wilt toevoegen, dan zijn doelen, een plan en ontwerp noodzakelijk. Een buitengewoon leven is altijd gebaseerd op een ontwerp, in dit geval: jouw ontwerp en jouw doelen!
De SLEUTEL tot een BUITENGEWOON LEUK LEVEN: Doelen stellen, nastreven en realiseren!
TIPS bij STAP 2 - Doelen stellen:
- Droom wat je graag zou willen. Dromen zijn als magneten, ze trekken je mee. Hoe groter de droom, hoe sterker de droom aan jou trekt. Grote dromen hebben een grote impact op jouw motivatie en daarmee ook op de richting van jouw doelen. Droom vaak en droom
groot! - Zorg dat de doelen die je wilt bereiken afhankelijk zijn van jouw eigen acties en niet van anderen. Stel geen doelen waar je zelf geen invloed op hebt.
- Geloof in jezelf en geloof dat jij jouw doelen waar kunt maken!
- Maak een mindmap voor jouw doelen. Zelf maak ik ieder jaar rond de kerst een doelen-mindmap met mijn privé & zakelijke doelen, die ik jaarlijks bijwerk.
WEETJE:
Door te werken met interessante en uitdagende doelen:
- Zie je ineens nieuwe kansen om jouw doel te bereiken. Ons brein filtert automatisch informatie voor ons waar we het meest op focussen. Let dus op waar je op focust, want voor je het weet filtert je brein de verkeerde informatie voor jou! Het is daarom slim om
met doelen te werken, nieuwe mogelijkheden komen opeens vanzelf voorbij! - Weet je beter waar je jouw energie aan wilt besteden. Hierdoor kan je makkelijker NEE zeggen tegen zaken die je energie kosten en niets opleveren. Druk zijn is passé!
- Ben je succesvoller doordat je betere resultaten boekt, ook als je jouw doel niet volledig hebt bereikt. Want het is beter hoog te mikken en niets te raken, dan om helemaal niet te schieten: Shoot for the moon and if you miss you will still be among the stars!
Conclusie: Doelen helpen jou slimmer te werken en om de switch van druk naar productief te maken!
Stap 3: Bepaal jouw prioriteiten
Bepaal jouw prioriteiten, bepaal waar je jouw aandacht en energie aan wilt besteden.
“Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend”, zei Dwight Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Hij ontwikkelde de prioriteitenmatrix die we ook wel de Eisenhowermatrix noemen.
De matrix bestaat uit 4 kwadranten, gevormd door de tegenstellingen tussen:
- Belangrijk en Onbelangrijk,
- Dringend en Niet dringend
Onderzoek met behulp van deze matrix hoe jij je aandacht, focus, acties, en tijd verdeelt.
✓ Besteed je veel aandacht en tijd aan de vakken dringend? Dan ben je waarschijnlijk aan het einde van de dag helemaal leeg. Dit zijn daarom niet de meest handige acties om lang te doen.
✓ Besteed je veel aandacht en tijd aan de kwadranten met onbelangrijk? Ook dan ben je wellicht op het einde van de dag leeg. Dan ben je vooral druk met voor jou onbelangrijke zaken. Je bent minder productief.
| Dringend | Niet dringend | |
| Belangrijk | Crisis Deadlines Dringende zaken Vergaderingen voorbereiden | Eigen doelen helder maken Ontwikkeling Netwerken Plannen en voorbereiden |
| Onbelangrijk | Onderbrekingen Sommige telefoongesprekken Sommige vergaderingen Veel populaire bezigheden | Onbeduidende zaken Irrelevante post Dagdromerij Veel surfen op internet |
TIPS bij STAP 3 - om jouw prioriteiten te bepalen:
- De bedoeling is dat je jezelf zó organiseert dat het merendeel van jouw activiteiten zich afspelen in de kwadranten Belangrijk. Alleen dan ben je bezig met jouw doelen en de zaken die ertoe doen.
- Delegeer of elimineer zoveel mogelijk onbelangrijke zaken. Stel dat je veel hulpvragen krijgt van collega’s en het houdt jou van je werk: Als je veel tijd besteedt aan helpen, dan is aan het einde van de dag jouw werk niet af. Je bent dan druk geweest maar helaas niet
productief. Zorg daarom voor een goede balans en reserveer een maximum aan tijd per dag voor vragen van collega’s. - Het meest interessante kwadrant is waarin zaken Belangrijk zijn maar Niet dringend. Je hebt en neemt je de tijd om zaken goed uit te zoeken en af te handelen, simpelweg omdat jij je zaken goed op orde hebt en niet continu achter de feiten hoeft aan te hollen
en brandjes moet blussen. DIT is wat je wilt: ontspannen aan het werk, met aandacht en focus en daardoor super productief. Juist jouw productiviteit bepaalt uiteindelijk de kwaliteit van jouw werk, succes en resultaten!
De SLEUTEL tot het bepalen van PRIORITEITEN:
Besteed jouw tijd en energie aan belangrijke zaken, dus aan jouw doelen. Delegeer zoveel mogelijk en voorkom dingende zaken!
Stap 4: Plan aan het einde van de werkdag wat je morgen gaat doen
Door aan het einde van de werkdag de planning voor de volgende dag te bepalen, ga jij fluitend naar huis, want je hebt overzicht. s ’Avonds kun je relaxed op de bank zitten, in plaats van te piekeren over wat er nog allemaal moet gebeuren. Je kunt weer genieten van
jouw gezin of sportavond, zonder een tergend stemmetje in het achterhoofd dat vertelt wat je morgen allemaal nog moet doen.
Als je s’ochtends aan het werk gaat weet je meteen wat je te doen staat en je kunt direct van start. Je bent verliest geen tijd meer met bedenken waar je ook alweer mee bezig was of wat je moet doen.
Jij bent in Control! Slimmer werken betekent: In control zijn!
De SLEUTEL tot CONTROL en een opgeruimd HOOFD:
Plan aan het einde van de dag wat je morgen gaat doen.
TIPS bij STAP 4 - om aan het einde van de werkdag de activiteiten voor morgen te plannen:
De laatste 10 minuten van de dag zijn het meest ideale moment om deze planning te maken.
- Kijk eerst terug op de dag:
• Welke unfinished business moet morgen echt af? Zet deze meteen op de planning voor morgen en schuif eventueel met andere zaken.
• Welke unfinished business kan een andere keer? Plan dit ook meteen in. - Vervolgens kijk je vooruit naar morgen:
• Wat zijn de drie belangrijkste acties die je dichterbij jouw doelen brengen? Als een actie te groot is, dan kun je die in stukken te hakken. Als een taak te veel tijd kost voor dat moment, dan zal je deze vaker laten liggen en voor je uitschuiven. Het resultaat is dat er
dan niets gebeurt. Mijn ervaring is dat je als je elke dag een klein stapje zet, je ook dan jouw doel bereikt. Misschien zelfs sneller dan je denkt!
• Kijk of je bepaalde zaken kunt bundelen. Bijvoorbeeld offertes uitwerken, mensen bellen, of aan een bepaald project werken.
Stap 5: Zorg voor dagelijkse routines
Motivatie zorgt ervoor dat je start met zaken, maar routines zorgen ervoor dat je ermee bezig blijft. Het meest belangrijke hierbij is: discipline! Zonder dagelijkse discipline vinden wij zaken al snel vanzelfsprekend en worden wij slordig. Zorg dat je een aantal slimme
routines voor jezelf bedenkt. Het zorgt dat je je focus behoudt en niet wordt afgeleid van wat echt belangrijk is: jouw doelen!
De SLEUTEL tot CONTINUÏTEIT en FLOW:
Ontwikkel een aantal eenvoudige routines die je elke dag uitvoert.
TIPS bij STAP 5 - om dagelijkse routines te realiseren:
Cluster activiteiten en plan deze iedere week of elke dag op dezelfde momenten, zoals twee keer per dag e-mail lezen en afhandelen en voor de rest van de dag niet.
Stap 6: Ophouden met klagen en zeuren!
Stop met negatief gedoe! Wat je veel oefent, daar word je al snel heel goed in.Dus als je aanleg hebt om te klagen, pas op, voordat je het weet ben je een professionele zeurkous! Klagen, zeuren of negatieve gevoelens helpen je niet vooruit. Sterker nog, negatieve gevoelens verlammen en zorgen er zelfs voor dat je de uren erna ook niks klaarspeelt. Als je slimmer wilt werken, zorg dan voor een opgeruimde geest oftewel: de juiste mindset.
De SLEUTEL tot de juiste MINDSET:
Geen negatief gedoe!
TIPS bij STAP 6 - om negatieve invloeden te voorkomen
Wees je bewust van wat je denkt en zegt. Negatieve gevoelens kun je voorkomen en vermijden door jezelf af te leiden en jouw tijd en energie te besteden aan nuttige zaken.
Stap 7: Start
“Je bent wat je doet“ zegt hoogleraar Roos Vonk en gelijk heeft ze, Wij nemen ons van alles voor, maar van bijna niets komt iets terecht. Wij willen wel, maar wij denken te vaak zoiets als ‘een andere keer’ of ‘nu is geen goed moment’.
Zit jij te wachten op het juiste moment?
Dit is jouw MOMENT! Aan de slag!
WEETJE:
• Alleen acties bepalen resultaten en successen!
• Productieve mensen zijn mensen die dingen DOEN!
• Mensen die in staat zijn zichzelf aan te sturen om consequent dingen te doen, zoals elke week sporten, of de administratie bijwerken, hebben een hoge mate van zelfsturing.
• Mensen met een hoge mate van zelfsturing hebben veel voordelen: ze zijn gezonder, staan er financieel beter voor, presteren beter, worden eerder vertrouwd en aantrekkelijk gevonden door anderen.
Waar wacht je nog op?
De SLEUTEL tot STARTEN:
Gewoon doen!
TIPS bij STAP 7 - voor een vliegende start:
- Houd altijd jouw doel in gedachten en bedenk hoe het zou zijn als je het niet doet. Welk risico loop je als je iets niet doet? Immers zonder actie geen productiviteit!
- Denk groot, doe klein. Elke stap is er weer één in de richting van jouw doel.
- Gewoon beginnen! Vaak zijn we zo druk bezig om alles mooi uit te denken en te plannen, dat we bijna vergeten dat de uitvoering het uiteindelijke resultaat bepaalt.
- Zorg voor feedback over jouw acties. Mensen zijn op hun best als ze feedback krijgen op wat zij doen en resultaten van acties zien. Of zoals Roos Vonk zegt: ‘Je weet zelf al dat jouw leven beter kan, nu moet je het alleen nog DOEN.
