10 praktische tips hoe je optimaal kunt omgaan met je tijd

Wil jij leren hoe je succesvol én ontspannen kunt zijn? Wil je uitstekende resultaten halen in zo min mogelijk tijd? Ben jij op zoek naar een goede balans tussen werk en privé?

Dit blogartikel gaat over optimaal omgaan met je tijd. Het is geschreven voor iedereen die wel wat hulp kan gebruiken bij het houden van overzicht, plannen, prioriteiten stellen, efficiënt werken en tegelijkertijd zorgen voor genoeg ontspanning.

Misschien wil je graag leren hoe je effectief kunt werken, zodat je sneller je doel bereikt. Misschien wil je vooral meer privétijd voor jezelf creëren. Of wellicht wil je minder druk ervaren?

Welk doel je ook hebt, met de 10 praktische tips in dit blogartikel kun je je tijd zo indelen dat je zo veel mogelijk kunt genieten van het leven én betere resultaten kunt boeken. Veel leesplezier, ontspanning en inspiratie gewenst!

Tip 1: Sta zelf aan het roer

Gewoon maar zien wat de dag brengt… zou dat niet heerlijk zijn? Geen takenlijst, geen planning, geen deadlines, geen afspraken. Allemaal verlangen we zo nu en dan wel naar een beetje meer rust, meer overzicht, meer ontspanning en vooral: meer tijd.

Maar is dit realiseerbaar? Jazeker! We kunnen natuurlijk niet letterlijk meer tijd creëren, maar we kunnen wel leren hoe we onze tijd beter kunnen benutten. Door zelf aan het roer te gaan staan. Want gewoon maar kijken hoe de dag loopt is natuurlijk fijn, maar tegelijkertijd is de kans dan groot dat we worden geleefd – door alle e-mails, telefoontjes, binnenvallende collega’s en ga zo maar door.

Als we ons laten leiden door alles wat op ons af komt, dan zijn we in feite stuurloos. We behalen minder resultaat en bovendien creëren we stress. We kunnen ons zelfs machteloos gaan voelen, omdat we denken geen enkele invloed te kunnen uitoefenen op de gebeurtenissen die ons ‘overkomen’.

Als we zelf aan het roer gaan staan, handelen we proactief in plaats van dat we reageren op alles wat zich aandient. We maken bewuste keuzes en houden focus. Steeds bekijken we of onze activiteiten bijdragen aan het bereiken van onze doelen. Op deze manier werken we zowel effectief als efficiënt en voorkomen we stress. We vergroten ons zelfsturend vermogen.

Urgentieverslaving

De wereld om ons heen is razendsnel aan het veranderen. Er komen steeds meer prikkels op ons af en ook wordt een grotere mate van zelfstandigheid van ons verwacht, bijvoorbeeld door het ‘nieuwe werken’ en de introductie van flexplekken. We krijgen meer speelruimte om onze doelen op onze eigen manier te behalen en steeds vaker wordt verwacht dat we onze eigen verantwoordelijkheid nemen.

We kunnen efficiënter functioneren dan ooit, we beschikken over de meest geavanceerde technologie en genieten grotere keuzevrijheid en zelfstandigheid. Dat is prettig, maar het vraagt ook van ons dat we goed kunnen organiseren.

De hele dag door ontvangen we immers nieuwe informatie, en ons brein wordt continu geprikkeld. Vooral door de komst van internet en social media zijn deze prikkels de laatste jaren enorm toegenomen. Een belletje dat afgaat wanneer een sms binnenkomt, pop-ups die verschijnen op het beeldscherm als er een nieuwe e-mail is…

Vaak verwacht de afzender dat we meteen reageren en hebben wij zelf ook het idee dat we dat acuut moeten doen. We willen de ander tenslotte graag helpen, en meestal kost het helemaal niet zoveel tijd om even een reactie terug te geven. We zijn verslaafd aan urgentie,
omdat het ons het heerlijke gevoel geeft dat we contact hebben en nuttig bezig zijn.

Adrenaline

Als je continu alert bent en op elke prikkel reageert, maakt je lichaam adrenaline aan, waardoor je je energiek voelt. Op korte termijn is de aanmaak van adrenaline goed en heeft het ook een belangrijke functie, namelijk zorgen dat je in stressvolle situaties adequaat kunt
handelen. Als deze situatie tijdelijk is en je weer op tijd kunt ontspannen en je lichaam rust kunt gunnen, is dat prima.

Maar soms is een stressvolle situatie niet tijdelijk en kun je geen invloed uitoefenen op hoe lang de situatie nog blijft voortduren. Bijvoorbeeld in het geval van een reorganisatie, waardoor een afdeling dezelfde hoeveelheid werk moet doen met minder mensen. Of als je een baan hebt waarin je altijd weer een nieuwe deadline moet halen.

Of als je zo verslaafd raakt aan het continu checken van – en vooral reageren op – alle social media berichten en e-mails dat je een blijvend gevoel van druk en onrust ervaart. In zulke gevallen heb je misschien geen invloed op de situatie zelf, maar je hebt wel invloed op de manier waarop je met de situatie omgaat.

Door bewust te kiezen wanneer je op welke prikkels wilt reageren. Zo kun je bijvoorbeeld de duur van vergaderingen, gesprekken en telefoontjes beïnvloeden, door actief te sturen op afsluiting van het gesprek. Door dit bewust toe te passen, ervaar je dat je ‘in control’ bent. We hebben vaak meer invloed dan we denken op de duur van vergaderingen en afspraken!

Waarom doe ik dit nu?
Als we zelf het roer in handen nemen, laten we ons minder leiden door alles wat er om ons heen gebeurt. Door onze automatische piloot uit te schakelen en vaker bewust stil te staan bij de dingen die we doen, ervaren we meer innerlijke rust.

Een mooie uitspraak van Jim Rohn, de succesvolle ondernemer, auteur en spreker op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

‘Je kunt de omstandigheden, de seizoenen of de wind niet veranderen, maar je kunt jezelf wel veranderen. Dat is iets waar je invloed op hebt.’

Jim Rohn

Als we zelf de leiding over ons leven in handen nemen, zullen we minder geleefd worden. We krijgen meer overzicht en meer controle over onze eigen tijdsbesteding. Begin er vandaag nog mee – je zult zeker een groot verschil ervaren!

Tip 2: Maak keuzes uit bezieling

Sta je er weleens bij stil hoeveel keuzes we eigenlijk per dag maken? Elk moment zijn er opties om af te wegen: Zal ik nu gaan lunchen of nog even die mail beantwoorden? Ga ik deze klus zelf doen of delegeer ik hem? Zal ik op tijd naar huis gaan zodat ik nog kan sporten, of werk ik nog even door?

Vaak is een besluit nemen lastig, omdat we niet helder hebben wat we willen of wat we belangrijk vinden. Daardoor stellen we onze keuzes uit. We zetten onszelf op de automatische piloot en in plaats van even afstand te nemen om een juiste afweging te maken, gaan we door met wat we aan het doen zijn.

"Je hebt niet meer tijd nodig, je hebt betere keuzes nodig"

Als we onze tijd optimaal willen besteden en stress willen voorkomen, is het dus van belang dat we het gemakkelijker voor onszelf maken om de juiste keuzes te maken. Want hoe meer bewuste keuzes we maken, hoe helderder ons leven en ons werk worden.

Om de juiste keuze te kunnen maken, moet je wel weten wat je belangrijk vindt, waarvoor je kiest. Het gaat erom dat je duidelijk krijgt wat je wilt, wat je drijft. De sleutel hiervoor is: weten wat je bezielt.

We hebben, zoals eerder al beschreven, misschien niet altijd de vrijheid om te bepalen wat ons overkomt, maar wél hoe we hierop reageren. Als we weten wat ons bezielt, weten we ook beter welke keuzes en reacties dejuiste zijn. Het leven wordt daardoor eenvoudiger en overzichtelijker, en we houden meer tijd over voor de dingen en mensen om wie we geven.

Hoe krijg je helder wat je bezielt? We kunnen hier zicht op krijgen door deze vier vragen te beantwoorden:

1. Wat vind ik belangrijk? (waarden)
2. Wat wil ik bereiken? (missie)
3. Hoe ziet dat er concreet uit? (doelen)
4. Wat ga ik vervolgens doen? (activiteiten)

1. Waarden

De eerste stap om erachter te komen wat ons bezielt is het vaststellen van onze persoonlijke waarden. Dit betekent dat we bedenken waar wij als mens voor willen staan en wat we belangrijk vinden.

Zoals kwaliteiten aangeven wat we kunnen, geven waarden aan wat we willen. Ze geven richting aan ons leven, ons gedrag en onze handelingen. Voorbeelden van waarden zijn integriteit, plezier, betrokkenheid, rechtvaardigheid, liefde, gezondheid, creativiteit en vrijheid.

Wat zijn jouw persoonlijke waarden?
Ga eens voor jezelf na welke waarden jij nastreeft. Welke zijn voor jou het meest belangrijk? Bedenk vervolgens of je deze waarden terugziet in je leven. Komen ze tot uiting in je werk? En in je privéleven?

2. Missie

De volgende stap om keuzes te maken vanuit bezieling is het formuleren van je missie. Een persoonlijke missie geeft antwoord op de vraag: Wat wil ik bereiken in mijn leven? Een heldere missie zorgt ervoor dat je een duidelijke koers kunt varen en dat je de lange termijn in de gaten blijft houden. Missies hoeven ook helemaal niet ingewikkeld te zijn, de kracht zit juist in de eenvoud.

Het is een inspiratiebron waardoor je goed blijft zien wat er in jouw ogen echt toe doet, wat jij belangrijk vindt en waar jij je energie in wilt stoppen.

Voorbeelden van persoonlijke missies zijn:
‘Ik geef leiding vanuit respect, integriteit en openheid’
‘Ik ondersteun mensen volledig in het ontwikkelen van
‘Ik ontwikkel mij tot de beste op mijn vakgebied’
‘Ik leef ontspannen in het hier en nu’
‘Ik draag bij aan een duurzame samenleving’

Het gaat erom dat je helder krijgt wat je wilt, wat jou drijft, wat je belangrijk vindt

Missies zijn bij voorkeur kort en bondig geformuleerd, en makkelijk te onthouden. Bovendien bestaan ze uit positieve woorden.

Wat is jouw persoonlijke missie?
Neem eens de tijd om hierover na te denken. Pak bijvoorbeeld pen en papier en schrijf de woorden op die in je opkomen. Dit kunnen losse woorden zijn of hele zinnen, de vorm doet er niet toe. Het gaat erom dat de woorden uit jezelf komen. Wat drijft jou? Wat zou jij
willen bijdragen in je werk, in je naaste omgeving, aan de wereld? Wat inspireert jou en waarmee inspireer jij anderen?

Als je merkt dat je klaar bent en de woordenstroom stopt, kijk dan eens of je er korte zinnen mee kunt maken. Gebruik hierbij positieve woorden, dus in plaats van ‘Ik ga niet meer…’ schrijf je juist ‘Ik ga…’

3. Doelen

Om onze missie concreet en ‘tastbaar’ te maken, zetten we deze vervolgens om in doelen. We kunnen onze aandacht dan duidelijk richten op datgene wat we in de praktijk willen bereiken.

Het voordeel is meteen dat we minder tijd zullen besteden aan dingen die we niet willen of niet belangrijk vinden, of die ons eigenlijk alleen maar afleiden zonder dat we er echt plezier aan beleven. Denk bijvoorbeeld aan zappen of doelloos surfen op internet.

Door onze missie om te zetten in duidelijke doelen, geven we concreet richting aan ons dagelijks leven en werk. Doelen bevorderen onze persoonlijke groei en maken het mogelijk om onze dromen echt te realiseren.

Zodra we onze doelen benoemen – en nog beter: delen met anderen – groeit de kans dat we ze ook zullen bereiken. Om succesvol te zijn en koers te houden, helpt het om de doelen vervolgens in kleine stappen op te delen: de tussendoelen.

Wat zijn jouw doelen?
Wat zou jij willen bereiken op het gebied van werk, gezondheid, financiën, relaties en persoonlijke ontwikkeling? Welke tussendoelen kun je hiervoor formuleren? Hoe en met wie ga je het behalen van je (tussen)doelen vieren?

4. Activiteiten

De laatste stap om helder te krijgen wat je bezielt, is het plannen van activiteiten. Hierdoor worden je doelen nog een slag concreter en praktischer. Visualiseren helpt hier enorm bij.

Veel wetenschappelijke studies bevestigen het positieve effect van visualiseren. Met visualisatie creëren we beelden waarvan we willen dat ze werkelijkheid worden. Hierdoor kunnen we gemakkelijker onze doelen behalen. De beelden voelen als de werkelijkheid, waardoor we de situatie al kennen als deze zich in het echt voordoet.

Als gevolg hiervan voelen we ons zekerder en weten we precies wat we moeten doen. Dus probeer je eerst in gedachten voor te stellen
hoe het zal zijn als je die presentatie geeft, op die netwerkbijeenkomst bent of dat belangrijke verkoopgesprek hebt. En vooral: hoe perfect alles zal gaan. Hoe er geboeid naar je wordt geluisterd, hoe makkelijk je uit je woorden komt, hoe eenvoudig je de order binnenhaalt…

Eigenlijk kun je visualisatie gebruiken voor elke situatie in je leven en daarmee je zelfvertrouwen en succes vergroten. Zoals Walt Disney het mooi verwoordde: ‘If you can dream it, you can do it!’

Tenslotte

Als we helder hebben wat ons bezielt, wordt het gemakkelijker om keuzes te maken. De dingen die we doen sluiten dan namelijk precies aan op wat wij belangrijk vinden, op waar we onze energie aan willen besteden. Ze komen immers voort uit onze persoonlijke waarden.

Bijkomend voordeel is dat we ons minder gauw laten afleiden, omdat we namelijk weten waarom we de dingen doen. En dat stimuleert weer om dingen af te maken. Neem dus vooral de tijd om te kijken wat jou drijft, wat jou in beweging brengt. Je zult merken dat je makkelijker kunt kiezen, dat je je tijd optimaal gaat benutten en dat je het gevoel krijgt dat jouw werk en leven zinvol zijn.

Je zelfvertrouwen zal groeien en je zult meer kunnen genieten van het leven!

Tip 3: focus op de keien, bundel de kiezels

Dit advies van de Chinese filosoof is al 2500 jaar oud, maar nog steeds up-to-date. Het is ook in onze huidige tijd van belang om een goed actieplan te hebben als we onze doelen willen bereiken. In een actieplan staan namelijk de activiteiten die we gaan ondernemen om de gewenste doelen te halen.

De belangrijke activiteiten in ons actieplan noemen we ook wel keien. Het zijn díe activiteiten die ons helpen om onze doelen te verwezenlijken. Keien zijn belangrijke zaken die zich vooral richten op de lange termijn. Voorbeelden zijn: relaties opbouwen
met bestaande klanten, een cursus volgen, conditie opbouwen, een nieuwe werkwijze op de afdeling implementeren.

In de praktijk kunnen we vaak onvoldoende aandacht besteden aan onze keien, omdat onze aandacht weggetrokken wordt door kiezels. Dat zijn de dingen die nu moeten (of lijken te moeten). Zaken die je eerst snel geregeld wilt hebben voordat… je kunt beginnen aan een kei.

Voorbeelden zijn spoedklussen, kleine regeldingen, vragen tussendoor en vaak ook e-mails. Meestal zijn er behoorlijk veel kiezels, we kunnen er zo een dag mee vullen… en dan opeens is de dag alweer voorbij!

Keien zijn activiteiten die belangrijk zijn. Ze ‘schreeuwen’ niet meteen om acute aandacht, hoeven niet per se nu gedaan te worden, maar ze hebben wel een hele grote invloed op het succesvol bereiken van onze doelen. Ze zijn gericht op de lange termijn en zijn verbonden met onze persoonlijke waarden.

Denk eens na: wat zijn jouw keien?

We zeiden al dat het in de praktijk lastig blijkt om voldoende aandacht aan de keien te besteden. Door de waan van de dag en de neiging om ons vooral met dringende zaken bezig te houden, schuiven we deze belangrijke dingen maar al te vaak vooruit of negeren we ze zelfs.

Hier zijn drie waardevolle tips om de keien wel de aandacht te geven die ze nodig hebben:

1. Begin de dag met het uitvoeren van een kei

Wanneer je datgene wat er écht toe doet al in de ochtend hebt afgehandeld, begin je de dag met een voldaan gevoel. En om de verleiding te voorkomen dat je eerst op allerlei andere dingen gaat reageren: laat de mailbox bij de start van je dag nog even dicht.

2. Gebruik het KISS-principe

Keep It Simple and Sweet door grote klussen op te delen in concrete, behapbare taken en er deadlines voor vast te stellen. Wanneer je namelijk een hele dag zou reserveren voor één kei, is de verleiding groot om allerlei zaken tussendoor te laten komen. Je hebt immers toch nog de hele dag… Het werkt daarom effectiever als je de keien opdeelt in blokken en verdeelt over een beperkte periode.

3. De kiezels bundelen

Kiezels zijn heerlijk om uit te voeren. Ze zorgen voor blije gezichten (collega geholpen), krullen op de actielijst en ze verhogen de adrenaline in ons lichaam. De valkuil is wel dat we ze steeds ‘even tussendoor’ doen, waardoor we in feite inefficiënt gaan werken.

4. Wat belangrijk is, heeft voorrang

‘Ik kom overdag niet toe aan het échte werk.’
‘Ik ren van het één naar het ander.’
‘Mijn concentratiewerk neem ik mee naar huis, dat lukt me niet op kantoor.’

Herkenbaar? De agenda staat vaak vol met operationele klussen, brandjes om te blussen en ad hoc taken. Dat moet toch anders kunnen? Zeker! En meestal horen we dan als oplossing dat we een strakke planning moeten maken.

Dat is een goede methode, maar voor heel veel mensen blijkt die helemaal niet te werken. Eenvoudigweg omdat we in een dynamische, flexibele wereld leven waarin de prioriteiten continu verschuiven en de prikkels blijven komen.

Het Eisenhower-schema

Wat wél kan helpen is onszelf bij alle werkzaamheden die we doen steeds deze twee vragen stellen:

1. Is het belangrijk?
2. Is het dringend?

Deze vragen zijn onderdeel van een schema waarmee we eenvoudig en inzichtelijk prioriteiten kunnen stellen. Het schema is ontwikkeld door de vroegere Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower en werkt nog steeds perfect. Veel succesvolle mensen passen het dagelijks toe. Eisenhower was een meester in het doen van de juiste dingen op het juiste moment.

‘De dringendste beslissingen zijn zelden de belangrijkste’ is een van zijn bekende uitspraken. De methode van Eisenhower is dus behulpzaam bij het bepalen wat belangrijk is en daardoor voorrang heeft.

Vaak denken we namelijk dat als iets urgent is, het automatisch ook prioriteit heeft, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Prioriteiten stellen betekent de juiste dingen doen. Het houdt in dat we effectief oftewel doelgericht bezig zijn.

Leidraad is dat we steeds kijken of onze activiteit bijdraagt aan het doel dat we willen halen.

Aan de hand van het Eisenhower-schema kunnen we eenvoudig prioriteiten stellen, door onze activiteiten onder te verdelen in de volgende vier kwadranten:

1. Belangrijk en dringend
2. Belangrijk en niet dringend
3. Dringend en niet belangrijk
4. Niet dringend en niet belangrijk

Kwadrant 1: dringend en belangrijk – meteen doen!

Dit zijn activiteiten die om directe actie vragen. Ze zijn zowel dringend als belangrijk. Plotselinge crises of andere zaken die niet uitgesteld kunnen worden, zoals een spoedorder of een vraag van je belangrijkste klant. Heb je zo’n taak geklaard, dan levert dat een onmiddellijk gevoel van succes op.

Er komt letterlijk adrenaline in je lichaam vrij, waardoor je een ‘oppepper’ krijgt. Dat is de reden waarom we zo graag spoedklussen doen.

De methode van Eisenhower laat onder meer zien dat het belangrijk is om je steeds af te vragen of een activiteit écht dringend is. Misschien herken je dat druk bezig zijn met spoedklussen soms ook een excuus kan zijn om niet aan de slag te gaan met het échte werk. Vaak hebben we het gevoel dat alles meteen moet gebeuren, terwijl dat helemaal niet altijd het geval is.

Ga dus eerst na of iets werkelijk dringend én belangrijk is, voordat je reageert. Hierdoor houd je meer controle over je eigen agenda en geef je bovendien aan anderen de ruimte om zaken op te pakken. Sommige problemen blijken zich dan vanzelf op te lossen.

Samengevat: doe zaken die dringend en belangrijk zijn meteen. Maar check wel eerst of ze echt urgent en echt belangrijk zijn.

Kwadrant 2: belangrijk, maar niet dringend – keien inplannen

In het tweede kwadrant bevinden zich de keien: zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend. We schreven hier al over in de vorige tip: Focus op de keien, bundel de kiezels.

De activiteiten die onder dit kwadrant vallen voorkomen dat crisissituaties ontstaan, omdat de activiteiten gericht zijn op de lange termijn.

Helaas brengen veel mensen veel te weinig tijd in dit kwadrant door, terwijl hier juist de activiteiten staan die zorgen dat we met bezieling kunnen blijven werken. De kunst is dus om onze tijd zó te organiseren dat we ons voldoende bezighouden met activiteiten in het tweede kwadrant.

Wanneer je voldoende aandacht schenkt aan dit kwadrant, voorkom je niet alleen dat je in crisissituaties belandt, je verkleint ook de kans op stress. Doordat je de lange termijn goed in de gaten houdt, behaal je duurzame resultaten en kun je je ontwikkelen tot een echte expert of een voorbeeld voor anderen.

Samengevat: houd goed je focus op de belangrijke, niet dringende zaken en plan duidelijk in wanneer je deze activiteiten gaat doen.

Als we optimaal willen omgaan met onze tijd, dan moeten we ons dus richten op de activiteiten in kwadrant 1 en 2. Deze zijn immers altijd belangrijk!

Effect van onze omgeving ‘Onze omgeving draagt bij aan ons succes’ is een bekende uitspraak. Dit geldt ook voor het werken aan belangrijke zaken (kwadrant 1 en kwadrant 2). Onze dagelijkse werkomgeving, zoals ons kantoor, is soms een minder aangewezen plek hiervoor, doordat er te veel beweging of afleiding is.

Zeker voor het uitvoeren van kwadrant-2-activiteiten kan het handig zijn om af en toe thuis of op een externe plek te werken waar er minder prikkels zijn.

Kwadrant 3: dringend, maar niet belangrijk – afweging maken

In kwadrant 3 staan de activiteiten waar we niet omheen kunnen (dringend), terwijl ze voor ons niet zo belangrijk zijn. Denk aan het aanleveren van informatie aan een collega, bepaalde telefoontjes of e-mails. Vaak zijn ze dringend, maar vooral belangrijk voor de ander. De prioriteit wordt in dit kwadrant dus meestal door iemand anders bepaald en de truc is om goed voor onszelf af te wegen hoe we daarop willen reageren.

Bekijk zaken die niet belangrijk zijn, maar wel dringend, met kritische ogen: is het écht nodig dat ik bij die vergadering ben? Moet ik die vraag van m’n collega écht vandaag beantwoorden? Is het antwoord op deze vragen bevestigend, dan kun je de klus als ‘spoed’ kwalificeren.

Is dat niet het geval? Ga dan op zoek naar alternatieven. Misschien kun je de taak delegeren, of afspreken dat je de taak op een later moment gaat uitvoeren.

Om niet al te veel tijd aan deze taken te besteden, kun je ook tijdgebonden werken in plaats van taakgebonden. In dat geval ga je niet door totdat de taak helemaal perfect is, maar plan je een hoeveelheid tijd in die je maximaal aan deze taak gaat besteden.

Op die manier voorkom je dat je onnodig veel tijd besteedt aan een taak die voor een ander belangrijk is, maar jou weerhoudt van het behalen van je eigen doelen.

Samengevat: de beste manier om met dringende, maar niet belangrijke zaken om te gaan is er óf korte tijd aan besteden óf ze door iemand anders laten doen.

Kwadrant 4: niet dringend en niet belangrijk = niet doen!

Dit is het kwadrant van de ‘verspilling’. De activiteiten in kwadrant 4 zijn niet urgent en niet belangrijk. Niet doen dus!

Als we vaak in de urgentiemodus zitten (kwadrant 1), krijgen we soms de neiging om kwadrant-4-activiteiten te gaan doen. We willen dan even op adem komen, ter compensatie van de vele energie en concentratie die de kwadrant-1-activiteiten hebben gevergd.

Samengevat: het beste is dat je zo veel mogelijk van je tijd besteedt aan kwadranten 1 en 2, want die taken zijn altijd belangrijk. Pas daarna maak je tijd vrij voor kwadrant 3. Aan de taken die binnen kwadrant 4 vallen kun je beter helemaal geen tijd kwijt zijn.

Automatische piloot

Wij nodigen je uit om de komende tijd de automatische piloot wat vaker uit te schakelen. Reageer niet overal direct op, maar stel jezelf eerst de vraag: Hoe dringend en belangrijk is dit eigenlijk?

Deze treffende uitspraak van Brian Tracy, de succesvolle Amerikaanse trainer en autoriteit op het gebied van persoonlijke effectiviteit, kan je daarbij wellicht
inspireren:

‘Er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar er is altijd genoeg tijd om het belangrijkste te doen.’

Oftewel: geef voorrang aan datgene wat belangrijk is!

Tip 5: Overzicht geeft rust

Herken je dat als er steeds meer op je af komt, je steeds harder gaat rennen? Om alles te kunnen bijbenen, trappen we het gaspedaal vaak nog net iets dieper in. Dit is een natuurlijke reactie op een hectische situatie, maar het zorgt er uiteindelijk voor dat we steeds meer stress krijgen en steeds minder kunnen ontspannen.

Daardoor nemen ook onze flexibiliteit en creativiteit af en verliezen we het overzicht. Het is dus belangrijk om gas terug te nemen, maar hoe doen we dat als onze agenda al helemaal vol staat?

Computerbrein

We kunnen ons brein vergelijken met de harde schijf van een computer. Wanneer we allerlei programma’s open hebben staan, gaat de computer steeds trager werken; de computer heeft immers een beperkt werkgeheugen. Zo werkt ons brein ook. Ons hoofd kent maar een beperkte opslag. We proberen vaak allerlei dingen te onthouden en overal tegelijkertijd aan te denken. Dat neemt allemaal ruimte in.

Deze ruimte kunnen we vervolgens niet meer gebruiken voor datgene waar we op dat moment mee bezig zijn. Zeker in drukke tijden is het dus belangrijk om je hoofd zo leeg mogelijk te houden, zodat je alle aandacht en focus kunt richten op wat écht belangrijk is.

Veel mensen geven aan dat het hun geen moeite kost om dingen te onthouden. Toch betekent dit dat er een gedeelte in hun hersenen bezig is met ‘niet vergeten’, waardoor ze dat gedeelte niet meer kunnen gebruiken voor datgene waar ze op dat moment mee bezig zijn.

We nodigen je uit om de volgende keer als het hectisch aanvoelt, je voet eens van het gaspedaal af te halen. Door bewust een adempauze te creëren, ontstaan ruimte en overzicht.

Daarnaast kunnen we aanraden om alles wat je wilt onthouden – waar je nog ‘iets mee moet’ – vast te leggen. Dan kun je het loslaten en maak je ruimte vrij in je hoofd.

To do!

De beste manier om iets vast te leggen is op een actielijst of to do-list. Van belang daarbij is wel dat we uitsluitend concrete activiteiten op onze actielijst schrijven en niet globaal geformuleerde projecten.

Als we zulke globaal geformuleerde projecten aan de lijst zouden toevoegen, zonder concrete acties, is de kans namelijk klein dat we in beweging komen. De truc is dus om alleen concrete activiteiten te noteren – de stappen die nodig zijn om ons project te laten slagen.

De manieren waarop we een actielijst kunnen maken zijn eindeloos. Het gaat erom dat we de werkwijze vinden die bij ons past. Er zijn speciaal ontworpen to do-notitieblokken, we kunnen de digitale takenlijst van ons e-mailsysteem of onze telefoon gebruiken, een notitieblokje kopen of een groot planbord ophangen. Voor iedereen is er wel een geschikt actielijstsysteem te vinden.

Wanneer je je actielijstsysteem hebt gekozen, is de volgende stap om er voor te zorgen dat je overal en altijd toegang tot je to do-lijst hebt. Thuis, op het werk of onderweg. Want stel je voor:

• Je zit in een vergadering en bedenkt opeens dat je nog oppas moet regelen voor morgenavond. Waar laat je deze gedachte?
• Je ligt net in bed en bedenkt dat je morgenochtend direct een collega moet vragen om iets voor je te checken. Waar laat je deze ingeving?
• Je bent druk bezig. Je leidinggevende vraagt je om daarna ook nog een klusje voor haar te doen en je zegt ja. Waar laat je deze toezegging?

Het voordeel van een digitale takenlijst is dat je er allerlei andere zaken aan kunt koppelen. Takenlijsten van collega’s of bijvoorbeeld e-mails. Ook kun je makkelijk wijzigingen aanbrengen, deadlines aan taken verbinden, notities of documenten aan taken koppelen of automatisch herhaaltaken aanmaken.

Veel mensen houden juist van papieren notitieboeken of planborden, zodat ze lekker kunnen strepen of die bekende krullen kunnen zetten.

Welk systeem je ook kiest, je zult merken dat je efficiënter werkt als je je taken noteert.

Conclusie. Zorg dat je regelmatig even gas terugneemt door stilte- en reflectiemomenten in te plannen. Houd daarnaast je hoofd leeg door je taken zo veel mogelijk te noteren. Je zult hierdoor niet alleen effectiever worden, maar ook meer ontspanning ervaren. Overzicht geeft immers rust!

Tip 6: De kracht van gewoonten

De meest succesvolle sporters, ondernemers en leiders maken allemaal gebruik van de kracht van gewoonten. Ze beginnen hun dag bijvoorbeeld met een effectieve oefening die hun energie geeft, ze eten een uitgebalanceerd ontbijt en ze zorgen ervoor dat ze inspanning en ontspanning afwisselen. Ook kinderen hebben baat bij routines, denk maar aan een slaapritueel bij het naar bed gaan.

Eigenlijk hebben we allemaal zo onze dagelijkse leefgewoonten; gedrag dat we hebben aangeleerd of zelf hebben gecreëerd of dat er onbewust is ‘ingeslopen’.

Onze gewoonten kunnen ons enorm ondersteunen in onze effectiviteit en ons de nodige energie en ontspanning geven. Aan de andere kant kunnen ze ons ook tegenwerken en stress bezorgen. Het is dus belangrijk om positieve gewoonten en routines aan te leren.

Kickstart

De meest krachtige gewoonte is het ochtendritueel. Hiermee leggen we de basis voor een productieve dag. In de onderstaande grafiek is goed te zien dat de meeste mensen een bioritme hebben waarbij hun primetime in de ochtend ligt. Dat is het gedeelte van de dag waarin ze scherp zijn en zich goed kunnen concentreren.

Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van je energie, moeten we de ochtend dus goed benutten. Hiermee kunnen we onze dag een kickstart geven!

De kracht van de voorbereiding Om de dag met een kickstart te kunnen beginnen, is het handig als je de dag ervoor al voorbereidingen treft. Bekijk aan het einde van elke werkdag alvast wat je de volgende dag écht wilt doen. Leg of zet alles zo veel mogelijk klaar, zodat je er direct mee kunt beginnen.

Een gevulde sporttas bij de deur, of de stukken die je nodig hebt om aan je project te werken alvast geordend op het bureau.

Begin met een kei
We schreven al eerder dat het handig is om te focussen op de keien: de dingen die er voor jou écht toe doen. Als je de dag hiermee begint, start je meteen met een voldaan gevoel.

Laat vooral bij de start van de dag de mailbox nog dicht. Stel je e-mailprogramma zo in dat alleen je agenda wordt geopend. Laat je omgeving weten dat je pas na een bepaalde tijd goed bereikbaar bent. Op die manier voorkom je dat je wordt gestoord en dat je eerst gaat reageren op allerlei e-mails, voordat je aan je kei begint.

Energy boost
Onderzoeken wijzen uit dat twintig minuten sporten in de ochtend onze gemoedstoestand en concentratie voor de gehele verdere dag positief beïnvloedt.

Gemiddeld intensief sporten is daarbij al voldoende. Een ochtendwandeling, yoga, fietsen naar het werk of fitness: allemaal manieren om je dag een energy boost te geven.

Succesvolle kickstarters

Tony Robbins is een van de meest invloedrijke coaches en sprekers op het gebied van leiderschap en persoonlijke ontwikkeling. Hij heeft in zijn carrière diverse wereldleiders en topsporters geadviseerd. Volgens Tony is een van de basispijlers onder zijn succes dat hij elke dag start met ‘visualiseren hoe ik de dag wil doorbrengen.’

Op deze manier richt hij meteen alle energie op wat hij wil bereiken. David Karp, oprichter van het succesvolle blogplatform Tumblr, vertelt dat het geheim van optimale tijdsbesteding ook in het begin van zijn dag zit. ‘Geen e-mails, maar direct het echte werk!’

Wat wordt jouw kickstart?
Beschrijf je ideale ochtendritueel eens. Wat geeft jou extra energie voor de hele dag? Houd de beschrijving kort en krachtig en begin de komende twee weken je dag met deze kickstart. Je zult merken dat je hierdoor productiever wordt en dat je je energieker voelt.

Uit-knop

Ook de omschakeling van werk- naar privétijd is makkelijker te maken als je daar een vast ritueel voor hebt. Even reflecteren op je werkdag (wat heb ik gedaan, zijn er nog losse eindjes et cetera) en vooruitkijken naar de volgende dag. Dit helpt om je werk los te laten, zodat je vervolgens kunt genieten van andere activiteiten.

Er zijn mensen die elke dag een rondje extra fietsen van hun werk naar huis, omdat ze dan pas de werkdag achter zich kunnen laten. Anderen zetten een timer op tien minuten voordat ze naar huis gaan en sluiten in die tijd alles af. Het gaat erom dat je je eigen uit-knop vindt om deze switch te maken.

Wat is jouw uit-knop? Schakel jij bewust om van werk naar privé? Doe je dit elke dag?

Tip 7: Laat zien wat je wilt

Laten zien wat je wilt betekent zowel duidelijk maken wat je wél wilt als wat je níet wilt. Wat we wel willen heeft te maken met hulp vragen en het uiten van onze behoeften. In die behoeften komen onze waarden, missie en doelen terug (zie tip 2, Maak keuzes vanuit bezieling). Wat we niet willen heeft betrekking op grenzen stellen en nee zeggen.

Veel mensen vinden het lastig om voor zichzelf op te komen en hun behoeften uit te spreken. Als je echter laat zien wat je wilt, vergroot je de kans dat je het ook krijgt. Want hoe kunnen anderen zien dat ze ons storen, als ze niet weten dat we tijd voor onszelf nodig hebben? Hoe kunnen anderen ons helpen, als ze niet kunnen zien wat er speelt?

Optimaal omgaan met je tijd vraagt dus van je dat je assertief bent, dat je voor jezelf opkomt met respect voor de ander. In onze veranderende, prikkelrijke wereld is dit van grote waarde, want we houden daarmee controle over onze agenda.

Assertief durven zijn levert ons profijt op in alle rollen die we vervullen: collega, leidinggevende, partner, ouder etc. Het zorgt ervoor dat we onze tijd kunnen besteden aan de zaken die er voor ons werkelijk toe doen. Die activiteiten waarmee we écht een bijdrage kunnen leveren, zowel op het werk als privé.

Afwijzing

Als je assertief gedrag wilt toepassen, is het van belang dat je achter je boodschap staat. Als je nee zegt, zal het alleen bij de ander overkomen als je dit met overtuiging doet. Veel mensen vinden het lastig om assertief te zijn, omdat ze bang zijn anderen te kwetsen, de harmonie te verstoren of afgewezen te worden. ‘Wat zullen ze wel niet denken?’, ‘Als ze me maar niet onaardig vinden’, ‘Wie ben ik om nee te zeggen?’

We zijn bang voor boze reacties en afwijzing, maar de realiteit is nu eenmaal dat we niet door iedereen aardig gevonden kunnen worden.

De gedachte dat iedereen je aardig moet vinden is in feite een belemmerende overtuiging, die je handelen en gevoel negatief kan beïnvloeden. Maar gelukkig zijn we onze gedachten niet. We kunnen onze gedachten misschien niet stoppen, maar we kunnen wél stoppen ze te geloven.

Ga eens bij jezelf na of je bepaalde gedachten/overtuigingen hebt die je belemmeren om voor jezelf op te komen. Zijn ze eigenlijk wel realistisch? Door welke gedachten/overtuigingen zou je ze kunnen vervangen?

Help!

Om hulp durven vragen is een ander belangrijk aspect van het leven en werken vanuit meer rust en overzicht. Als we op een vriendelijke manier een verzoek doen en de ander heeft het recht om ons verzoek te weigeren, dan is hulp vragen heel eenvoudig. Het is alleen zaak het op tijd te doen.

Een aantal handvatten die hierbij kunnen helpen:

• Bereid voor wat je wilt zeggen.
• Geef aan dat je iets wilt vragen.
• Doe het duidelijk, direct en in de ik-vorm.
• Wees concreet over wat je van de ander verwacht en over de hoeveelheid tijd en energie die het hem of haar zal kosten.

Probeer het eens. Je zult zien dat de meeste mensen je graag willen helpen! Zo geef je jezelf de kans nieuwe ervaringen op te doen en nieuwe mogelijkheden te creëren, zowel in je werk als privé. Bedenk dat nieuwe vaardigheden zijn aan te leren, net als fietsen en zwemmen. Het duurt even – en soms gaat het met vallen en opstaan – maar gaandeweg zal het je steeds natuurlijker afgaan.

Dus: als je op een respectvolle manier nee zegt én op tijd om hulp vraagt, zul je merken dat je werk makkelijker wordt. Aarzel daarom niet om te laten zien wat je wilt. Je kunt hierdoor genieten van een betere samenwerking én meer tijd overhouden!

Tip 8: Verhoog je energie

Als we optimaal met onze tijd willen omgaan, hebben we natuurlijk ook veel energie nodig om deze tijd goed te benutten en ervan te kunnen genieten.

Stel je eens voor dat jouw energievoorraad een batterij is. En dat 100% staat voor volledige energie.

Hoe vol is jouw batterij? Zet eens een streepje tussen de 0% en 100%. Hoeveel verschil zit er tussen de 100% en jouw huidige niveau? Kun je dit verschil voor jezelf verklaren?

Voor veel mensen is dit best een confronterende oefening. Ze realiseren zich opeens dat ze veel meer energie zouden kunnen hebben. En wie wil dat nou niet?

Hoe meer energie we hebben, hoe beter we ons voelen en hoe meer we kunnen realiseren. Als we onze tijd optimaal willen besteden, dan is een goede energievoorraad dus eigenlijk een basisvoorwaarde.

Stress voorkomen

Een van de oorzaken van een lage energievoorraad is stress. Eigenlijk is stress een prachtig mechanisme. Op de momenten dat we het nodig hebben, zorgt ons lichaam ervoor dat we klaar zijn voor een topprestatie, door de adrenalinekick. Onze bloeddruk stijgt, onze hartslag versnelt, onze spieren worden geactiveerd. De stress kan onze prestaties en ons werkplezier verhogen.

Echter, te veel of voortdurende stress veroorzaakt dat ons lichaam niet herstelt; het blijft steeds in een actieve en alerte staat. Op den duur kunnen hierdoor allerlei lichamelijke en psychische klachten ontstaan. Om dit tegen te gaan, is het essentieel om hersteltijd in te lassen. We geven ons hoofd en ons lichaam dan de tijd om bij te komen na een piekmoment.

Bijvoorbeeld door een andere activiteit te gaan doen die minder intensief is, of door even pauze te nemen. Door inspanning en ontspanning af te wisselen,
voorkom je dat je in een ‘alerte modus’ blijft hangen. De ontspanning zorgt ervoor dat je klaar bent voor een volgende piek.

Samen of alleen

Uit onderzoek is gebleken dat we ons sterker voelen als we veel met andere mensen omgaan. Door sociale activiteiten wordt ons overlevingsmechanisme namelijk versterkt en wordt de aanmaak van stresshormonen verminderd. Als we het gevoel hebben dat we ergens bij horen, staan we steviger in het leven. Het is heerlijk om dingen te kunnen delen en met anderen te lachen en plezier te hebben. Vaak kunnen we daardoor beter relativeren.

Sociaal contact kan bovendien stimuleren om meer te doen en te bewegen, doordat we bijvoorbeeld met anderen afspreken om te gaan sporten of eropuit te gaan. En ook dat levert energie op. Naast het inplannen van sociale activiteiten is het waardevol om tijd vrij te maken om even alleen te zijn.

Hierdoor kunnen we namelijk energie bijtanken. Even geen gesprek, even geen impulsen, mits we dan natuurlijk niet meteen onze mobiele telefoon erbij pakken. Het kan bijvoorbeeld na een volle ochtend vergaderen rustgevender zijn om in ons eentje een wandeling te maken, dan dat we dat met collega’s doen.

Nachtrust

‘In onze slaap wordt de wedstrijd gewonnen’ – een wijsheid die voor veel topsporters geldt. Het geheim van hun topprestaties schuilt vaak in hun nachtrust.

En datzelfde geldt voor de gemiddelde mens. Door slaapgebrek wordt de functie van onze hersenen beïnvloed, waardoor we overdag minder goed kunnen presteren. We kunnen last krijgen van verminderde concentratie, aantasting van het geheugen, een kort lontje of intense vermoeidheid.

Uit onderzoek is gebleken dat acht op de tien Nederlanders ’s nachts weleens wakker ligt. Voornamelijk door stress. Daarbij heeft bijna 40% van de Nederlanders regelmatig last van slaapproblemen.

De laatste jaren zijn we gemiddeld minder gaan slapen, maar als we optimaal willen omgaan met onze tijd, kunnen we juist veel winst boeken door onze nachtrust te koesteren.

Een paar handreikingen om gezonde slaap te bevorderen:

• Neem voldoende rustmomenten gedurende de dag. Hiermee voorkom je dat je pas begint met het verwerken van alle ervaringen en indrukken als je naar bed gaat.
• Zorg voor voldoende lichamelijke activiteiten overdag. Door fysieke beweging kun je je gedachten verzetten, waardoor je hoofd helder blijft. Daarnaast wordt je lichaam moe, wat ook het inslapen bevordert.
• Houd een takenlijst bij. Dit creëert overzicht en helpt je je werk beter los te laten, ook wanneer je gaat slapen. Wat niet af is, is gewoon voor de volgende dag.
• Zorg voor regelmaat in je slaappatroon. Door zo vaak mogelijk rond dezelfde tijd naar bed te gaan, creëer je een ritme en daarmee wordt het makkelijker om over te schakelen naar de ‘slaapmodus’.
• Kijk een halfuur vóór het slapengaan niet meer naar een beeldscherm. Zo komen je ogen (en hersenen) alvast tot rust.
• De kracht van de ‘powernap’. Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat mensen ruim 30% beter functioneren als ze een ‘powernap’ inlassen van een half uur tot drie kwartier. Dit ontspanningsmoment heeft niet alleen een positief effect op je productiviteit, maar natuurlijk ook op je gezondheid.

Tip 9: Durf te delegeren

Delegeren is een essentieel onderdeel van de successtrategie van veel bedrijven. Mitchell Baker, een van de honderd meest invloedrijke mensen in de wereld, vertelt hierover: ‘We hebben het werk in logische brokken opgedeeld, zogenaamde modules, en deze modules worden gedelegeerd aan de mensen met de meeste expertise daarover.’

Een van de pijlers onder het succes van het bedrijf is dus: de juiste taken aan de juiste mensen delegeren. Hierdoor kunnen de medewerkers uitblinken in hun werk. Bovendien kunnen ze hun tijd optimaal benutten doordat ze zich met belangrijke dingen bezighouden. Delegeren betekent dat je een deel van je taak toevertrouwt aan iemand anders, de gedelegeerde.

Hij of zij wordt hierdoor medeverantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de taak, terwijl de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat bij jou blijft.

Vaak denken we dat delegeren alleen voor leidinggevenden is weggelegd, maar dat is zeker niet altijd het geval. Bijna iedereen heeft wel taken binnen zijn werk die ook door iemand anders kunnen worden uitgevoerd.

Soms is die ander er zelfs beter in. Meestal zijn het kleine dingen, zoals iets archiveren, de lay-out van een rapport verzorgen of een eenvoudige vraag van een klant beantwoorden, maar het kunnen ook grotere taken zijn. De voorbeelden zijn uiteraard afhankelijk van de functie of rol die we hebben.

Soms durven we niet te delegeren, omdat we denken dat het eindresultaat minder goed zal zijn dan wanneer we het zelf doen. Of dat de ander veel te langzaam zal zijn. Als we echter de stappen volgen die hierna worden beschreven, kan er eigenlijk weinig misgaan. En kunnen we genieten van de voordelen van delegeren!

Een voordeel voor jezelf is bijvoorbeeld dat je tijd overhoudt voor andere zaken, waardoor je nieuwe ervaringen kunt opdoen of meer kunt ontspannen.

Ook voor de ander heeft delegeren vaak voordelen. Jouw routineklus kan voor een ander best interessant zijn. Diegene krijgt bijvoorbeeld de mogelijkheid om zijn takenpakket uit te breiden en nieuwe dingen te leren, waardoor hij kan groeien in zijn werk.

Checklist

Delegeren kan misgaan als een taak wordt overgedragen aan iemand die daar eigenlijk niet de juiste capaciteiten of ervaring voor heeft, of als niet duidelijk wordt afgesproken wat het gewenste eindresultaat is. Door de volgende checklist te hanteren, voorkom je dit soort problemen. En wordt delegeren effectief voor zowel degene die delegeert als degene die de taak uitvoert.

1. De juiste taak

In principe kunnen alle taken worden gedelegeerd. Het enige wat je niet kunt delegeren is de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat. Hierbij moet je wel aanvaarden dat er soms fouten gemaakt kunnen worden, maar als je de checklist volgt en de ander goed op de hoogte brengt en houdt, verklein je die kans enorm.

2. De juiste persoon

Heb je de juiste taak bepaald, dan is de volgende stap om te kijken welke vaardigheden en kennis nodig zijn om deze taak uit te voeren. De juiste persoon is dus degene die aan die vereisten voldoet. Regelmatig gaat delegeren fout op dit punt.

We gunnen iemand bijvoorbeeld een bepaalde klus, maar vergeten te kijken of hij of zij ook de benodigde vaardigheden en kennis heeft. Met als gevolg dat de taak niet goed wordt uitgevoerd en uiteindelijk iedereen ontevreden is. Zorg er dus voor dat je deze valkuil vermijdt.

3. De juiste instructies

Heb je de juiste persoon gevonden voor de taak, neem dan de tijd om alles goed door te spreken: specifieke omschrijving van de taak, doelstelling, verwachtingen, deadline. Vaak vergeten we de tijd hiervoor te nemen, omdat we denken dat we vooral tijd moeten besparen, maar: hoe beter de instructies, hoe beter het resultaat!

Houd ook in de gaten dat het gesprek tweerichtingsverkeer is, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Dus: eerst checken of de ander genoeg tijd heeft voor de taak en de opdracht goed heeft begrepen. Vervolgens kun je een gezamenlijk plan maken.

4. De juiste controle

Als je de juiste instructies hebt gegeven en de ander met de taak aan de slag gaat, is het vervolgens van belang dat je de voortgang blijft controleren. Ook op dit punt gaat delegeren vaak fout. We denken dat we de ander zo veel mogelijk moeten vrijlaten en willen ons eigenlijk ook liever bezighouden met andere taken.

Maar het eindresultaat blijkt dan vaak toch niet helemaal wat we ervan hadden verwacht… En dan wordt het lastig om alsnog bij te sturen.

5. De juiste houding

Delegeren vraagt van ons dat we bereid zijn om de ander zijn gang te laten gaan, hem te vertrouwen en hem te helpen bij moeilijkheden. Als gevolg zal de ander bereid zijn om zijn beste beentje voor te zetten bij de uitvoering van de taak.

Ten slotte delen we graag een aantal handvatten die handig zijn om in de gaten te houden tijdens het uitvoeringsproces van de taak:

• Laat los. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Je moet de moed hebben en het risico durven nemen om iemand anders jouw werk te laten doen, terwijl je zelf de volledige eindverantwoordelijkheid houdt. Onthoud dat als je de checklist volgt, je eigenlijk altijd goede resultaten zult bereiken.
• Toon vertrouwen. Tijdens het hele proces is het belangrijk dat je uitstraalt dat je de taak zelf loslaat en dat je vertrouwen hebt in de ander. Dat je achter zijn of haar beslissingen staat en kleine foutjes accepteert.
• Blijf alert op signalen. Niet iedereen komt uit zichzelf naar je toe met moeilijkheden of vragen. Het helpt als je zelf duidelijk uitstraalt dat je steeds ‘stand-by’ staat voor overleg.
• Laat de ander merken dat hij een belangrijke taak vervult, dat hij een bepaalde autonomie heeft én dat hij geschikt is voor de taak.

Als je gewoon de checklist volgt, zie je dat er weinig mis kan gaan met delegeren. Dus de vraag is: Durf jij voortaan te delegeren?

Misschien heb je vroeger een taak gedelegeerd, maar was het eindresultaat uiteindelijk niet goed. Welke stap van de checklist was je toen vergeten? De juiste taak, de juiste persoon, de juiste instructies, de juiste controle of misschien de juiste houding?

Als je ziet waar het toen fout liep en je hebt gelezen hoe je die fout voortaan kunt voorkomen, is er dan nu een taak die je door een collega of medewerker zou kunnen laten uitvoeren?

Onthoud dat delegeren bijna altijd een win-winsituatie is, waarin beide partijen ruimte krijgen om nieuwe ervaring op te doen en te groeien. Zelf houd je tijd over, waardoor ontspanning ontstaat en de gelegenheid om andere werkzaamheden te doen.

En de ander krijgt de mogelijkheid zich te ontwikkelen in zijn werk en meer ervaring op te doen. Gun jezelf en anderen dus de ruimte om te leren en geniet samen van de voordelen van delegeren!

Tip 10: Vergeet nooit te lachen

Vergeet nooit te lachen! Deze tip hoort niet alleen thuis in dit blogartikel over time management, maar eigenlijk in elk boek dat over persoonlijke ontwikkeling gaat. Want of je nu meer wilt leren over communicatie of over persoonlijk leiderschap of het ontwikkelen van je talent: humor is onmisbaar.

Door de tips in dit artikel toe te passen, zul je je persoonlijk ontwikkelen. Je groeit. Persoonlijke ontwikkeling betekent ook: kunnen lachen om de fouten die we maken en genieten van het leerproces. We nemen het leven serieus en tegelijkertijd weten we het te relativeren.

Hierdoor komen speelsheid en luchtigheid in ons leven. Er ontstaat creativiteit, waardoor we tot nog betere resultaten komen. Soms lijkt het dan zelfs alsof de tijd even stilstaat.

Humor

Als we humor gebruiken, wordt het ook makkelijker om met uitdagingen om te gaan. We zijn minder snel uit het veld geslagen en durven meer open te staan voor verandering. Onze innerlijke kracht neemt toe.

Humor relativeert, verbindt en verfrist. Lachen werkt aanstekelijk en het is gezond. En nog mooier: het raakt ons hart.

Een oprechte glimlach verbindt, want het is de taal van het hart, een taal die iedereen van nature verstaat. We creëren er een ontspannen en vriendelijke sfeer mee. Door humor ontstaat plezier, en wie geniet daar nou niet van? Het is heerlijk om zorgeloos blij te zijn en samen te lachen!

Wanneer je in de stad loopt, probeer dan eens naar iedereen die je tegenkomt te glimlachen (uiteraard wel op een zo natuurlijk mogelijke manier). Je zult zien dat bijna alle mensen vriendelijk teruglachen en dat je veel meer contact hebt dan anders.

Als we onze mondhoeken optrekken, voelen we ons meteen al prettiger; op dat moment kunnen we ook niet aan negatieve dingen denken. Probeer het maar eens een minuut. Door dus te glimlachen naar iedereen, krijgen we zelf een fijn gevoel én we fleuren de dag van anderen op.

Humor kan ook relativerend werken. Door een grapje zijn al heel wat gespannen situaties opgelost. Samen lachen haalde dan net even de druk van de ketel, waardoor de lucht meteen opklaarde en ieders batterij weer kon worden opgeladen. En vergeet ook vooral niet om om jezelf te lachen. Het is heel stimulerend om jezelf niet al te serieus te nemen!

Als we lachen, maken onze hersenen endorfine aan en dat werkt ontspannend en pijnstillend. Lachen is dus stressverlagend en gezond. Er zijn zelfs onderzoekers die beweren dat je langer leeft als je vaak lacht en een optimistische kijk op het leven hebt. Allemaal goede redenen om ervoor te zorgen dat je veel plezier hebt in je leven. Er is geen betere manier om je tijd te besteden!