De ultieme handleiding voor het stellen van prioriteiten!

Prioriteiten stellen is voor veel mensen lastig. De kans is groot dat je al het hele internet hebt afgezocht om te weten te komen hoe je het best prioriteiten kunt stellen. Je bent nu gelukkig bij het juiste artikel aangekomen.

Dit artikel is geschreven voor iedereen die zich afvraagt hoe je prioriteiten voor jezelf moet stellen. Het is belangrijk om dit te kunnen, zodat je het kunt toepassen binnen je werk en thuissituatie.

We zullen eerst dieper ingaan op de prioriteitenmatrix. Dit is een handig hulpmiddel om voor alles wat op je afkomt snel de juiste prioriteit te bepalen. Vervolgens leggen we je uit hoe je voorkomt veel tijd kwijt te raken aan onbelangrijke zaken, en juist meer bezig bent met de belangrijke zaken.

Alles wordt op een eenvoudige manier uitgelegd, zodat je het snel en makkelijk toe kunt passen binnen je eigen leven. Veel succes!

Wat is de prioriteitenmatrix?

Het is lastig om ergen op te focussen wanneer je niet weet waar je op ZOU MOETEN focussen. Wanneer je hier moeite mee hebt, is het aan te raden om eens te kijken naar de kwadranten van de prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower en Stephen Covey.

We hebben de neiging ‘belangrijk’ en ‘urgentie’ door elkaar te halen. Laten we daarom eerst eens duidelijk maken wat het verschil tussen deze twee begrippen is.

Wanneer is iets ‘belangrijk’?

Iets is belangrijk wanneer het je dichter bij je doel brengt. Maar dan moet je eerst je doel bepalen. Als je eenmaal je doel hebt bepaald, dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk is. Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de lange termijn.

Wanneer is iets ‘urgent’?

Iets is urgent wanneer betreffende taak snel afgehandeld moet worden. Daarom kan ‘dringend’ ook wel gebruikt worden, want er zit bijvoorbeeld een korte deadline op de taak.

Urgent hoeft niet te betekenen dat het belangrijk is, en andersom geldt ook een belangrijke taak hoeft niet urgent te zijn. Een urgente taak geeft direct resultaat.

Samengevat: iets is belangrijk wanneer het te maken heeft met doelstellingen, en iets is urgent wanneer het met tijd te maken heeft.

De prioriteitenmatrix

Oud-president Eisenhower (van de Verenigde Staten) heeft de bepaling van prioriteiten uitgezet in twee dimensies. Namelijk de mate van belangrijkheid en de mate van urgentie. Wij weten nu wat het verschil tussen deze begrippen is, waardoor we ze kunnen toepassen in de matrix.

Deze dimensies heeft hij weergegeven in onderstaande matrix. Later heeft Steven Covey deze twee dimensies ook gebruikt in zijn boek.

Kwadrant 1: Belangrijke en urgente taken

Natuurlijk kun je ook taken hebben die zowel belangrijk als urgent zijn. Dit zijn in de meeste gevallen ook de taken waar je alles voor zou laten vallen. Denk bijvoorbeeld aan een crisissituatie, of conflict dat je hebt met een klant. Het is belangrijk om direct te handelen bij zulke taken.

Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgente taken

ls een taak niet urgent is maar wel belangrijk? Dan heb je de ruimte om goed na te denken over de uitvoering van de belangrijke taak. Je kunt deze dan ook rustig plannen. Dit zijn de taken waarop je jezelf goed kunt focussen, omdat deze taken je dichter bij je doel zullen brengen. Dit zijn de taken zoals nieuwe producten of diensten ontwikkelen, netwerken, relaties bouwen en onderhouden, oefeningen en studeren.

Kwadrant 3: Niet belangrijk en urgente taken

Deze combinatie wordt meestal slecht herkend. Dit zijn de activiteiten die alleen maar urgent zijn, meestal voor iemand anders. Dit zijn

De combinatie tussen niet-belangrijk en urgent wordt meestal slecht herkend. Dit zijn de activiteiten die alleen maar urgent zijn, meestal door iemand anders. Jij bent verantwoordelijk voor deze taken die iemand anders nodig heeft.

Natuurlijk help je graag anderen, maar dit moet niet ten koste gaan van jouw doelstellingen. Als je meestal met de urgente taken van anderen bezig bent, krijg je je eigen werk niet af. Om hiermee om te gaan is een zekere mate van assertiviteit nodig richting de eigenaar van de urgente taak, die een beroep op je doet.

Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgente taken

Taken die zowel niet-belangrijk als niet-urgent zijn, zullen je niet tot je doelen brengen en dienen ook geen anderen. Meestal zijn dit excuus-klusjes die je gaat doen als je geen zin hebt in een belangrijke taak die moeilijk of saai is. Denk hierbij aan het scrollen op social media, het doorlezen van nieuwssites of het bekijken van nutteloze YouTube-video’s.

Waarom is het lastig om belangrijke taken eerst uit te voeren?

Het probleem met belangrijke taken is dat ze vaak geen resultaat op korte termijn brengen. Bijna alle grote projecten hebben een lange weg te gaan voordat deze zijn afgerond. Dit in tegenstelling tot urgente taken, die meestal snel resultaat geven.

Mensen hebben de neiging om voor de “quick wins” te gaan, en daarom richten we onszelf vaak alleen op urgente taken. Dit lost zich natuurlijk vanzelf op, want uiteindelijk zullen de belangrijke (en dan nog niet urgente) taken vanzelf urgent worden. Echter, het kost dan veel meer energie om deze taken tot een goed einde te brengen.

Hoe kun je belangrijke taken als eerst uitvoeren? Dit is de oplossing!

Wij weten hoe je ervoor kunt zorgen dat je de belangrijke taken als eerst uitvoert, zonder dat dat al te veel moeite kost.

Plan tijd in voor belangrijke taken

Je kunt jezelf focussen op de belangrijke taken door hiervoor tijd in te plannen. Maak in je agenda een afspraak met jezelf om tijd te reserveren voor een aantal belangrijke taken op je takenlijstje.

De taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, kun je nu al van je takenlijstje afstrepen. Deze theorie is onderdeel van de gereedschapskist die tijdens onze populaire training timemanagement “Je voornemens de Baas” rijkelijke gevuld wordt.

Besteedt belangrijke taken uit

We leven in een tijd waarin er steeds meer tijd en aandacht van jou gevraagd wordt. Herken je soms het gevoel dat er daardoor minder tijd overblijft voor de echt belangrijke zaken?

Toch wil je natuurlijk jouw eigen belangrijke doelstellingen bereiken.

Naast de twee keuzes om een taak wel of een taak niet te doen, is er nog een derde keuze. Je kunt de taak namelijk uitbesteden.

De partij aan wie je taken gaat uitbesteden kan een externe of interne partij zijn. Of je dit nu intern of extern delegeert, je zal daardoor meer ruimte in je drukke werkschema krijgen.

Waarom zou je belangrijke taken uitbesteden aan anderen?

Je delegeert taken niet alleen omdat je meer tijd over wilt houden. Door uit te besteden beperk je ook de afhankelijk van jou. Deze afhankelijkheid kan een gevaar zijn voor de continuïteit van een bedrijf. Als je leiding geeft aan medewerkers, dan kun je hun behoefte om zichzelf te ontwikkelen invullen door uitdagende taken aan hen te delegeren.

Door uit te besteden krijg je meer tijd voor andere belangrijke taken, en kunnen medewerkers zichzelf verder ontwikkelen binnen een organisatie. Hier wordt jouw bedrijf uiteindelijk ook nog eens beter van.

Hoe voorkom je teveel tijd kwijt te zijn bij het uitbesteden?

Het is erg vervelend als er steeds iemand komt vragen wat nou de bedoeling is van een bepaalde taak. Bij delegeren is het juist de bedoeling dat je uiteindelijk tijd overhoudt om aan andere zaken te besteden. Om dit grotendeels te voorkomen zul je bij het delegeren tijd moeten inplannen voor het geven van uitleg over de taak.

Plan evaluatiemoment in

Als je niet duidelijk verteld wat het gewenste resultaat is en hoe de kwaliteit van het resultaat wordt bepaald, kan dit onzekerheid veroorzaken bij de persoon die de taak moet uitvoeren. Deze onzekerheid kan resulteren in besluiteloosheid, en het veelvuldig met jou willen terugkoppelen. Bepaal daarom ook samen tussentijdse evaluatiemomenten, om dit te voorkomen.

Geef vertrouwen

Nadat je ook duidelijk de kaders en de deadline hebt medegedeeld, vraag dan aan de persoon hoe men denkt de taak te gaan uitvoeren. Kijk vervolgens of dit past binnen de huidige werkzaamheden. Geef de persoon duidelijk jouw vertrouwen, maar geef ook aan dat jij eindverantwoordelijk blijft voor de taak.

Wat voor taken zou ik kunnen uitbesteden?

Je vind het misschien nog lastig om te bepalen welke taken geschikt zijn om uit te besteden. Denk hierbij vooral aan routinematige klussen die veel tijd van je vergen. Dit zijn mogelijke zaken die je door het herhalende karakter goed kunt delegeren.

Maak voor het uitbesteden gebruik van de vaardigheden waar anderen goed in zijn. Zij zullen je dankbaar zijn als je hen taken geeft waarbij deze vaardigheden nodig zijn. Ook het onderhouden van contacten met klanten en specifieke organisaties zijn werkzaamheden die je goed kunt delegeren.

“Maar het zelf doen kost minder tijd dan het uitleggen en controleren van taken door anderen..”

Voordat je begint met uitbesteden heb je bij sommige taken misschien het gevoel dat je ze zelf sneller hebt uitgevoerd, dan wanneer je iemand moet uitleggen en begeleiden bij de taken.

In zekere zin kun je hier gelijk in hebben, maar de extra investering die je nu hierin doet, verdien je op lange termijn dubbel en dwars terug. Op een gegeven moment hoef je taken niet nog een keer uit te leggen, waardoor deze snel uitgevoerd kunnen worden door anderen.

Verder levert het meer gemotiveerde medewerkers op die door het uitvoeren van jouw taken zich verantwoordelijker en waardevoller voelen voor het bedrijf. Op hetzelfde moment kun jij je bezighouden met taken waar je echt goed in bent of hoog op je prioriteitenlijst staan.

Taken delegeren naar anderen is dus een win-win-situatie voor jou, je medewerkers en het bedrijf.

Hoe stel je prioriteiten in je werk?

Heb je ooit hard gewerkt, maar vervolgens het geval gehad dat je niet hebt gedaan wat je had willen of moeten doen? De kans is groot dat je die dag niet de juiste prioriteiten hebt gesteld. Dat kan iedereen gebeuren, omdat we dit gevoel allemaal wel kennen.

Prioriteiten stellen binnen je werk is niet makkelijk. Je zult hier moeten inzien wanneer iets belangrijk of urgent is. Wanneer dat niet lukt, zal het ook lastig zijn om prioriteiten te gaan stellen.

1. Maak lijstjes met alle taken

We gaan je nu vertellen hoe je prioriteiten binnen je werk kunt stellen. Dit doe je door drie verschillende lijsten te maken:

• Lijst A: alle urgente en belangrijke taken. Dit zijn taken die zo snel mogelijk uitgevoerd moeten worden, omdat er een deadline aan zit, of omdat iemand wacht totdat je de taak hebt uitgevoerd.
• Lijst B: alle belangrijke taken die niet urgent zijn. Dit zijn taken en projecten die bijdragen aan het groter geheel. Een doel dat je dus voor de lange termijn hebt gesteld. Zonder deze taken zou je dit doel niet kunnen behalen.
• Lijst C: alle vaste taken die regelmatig terugkomen. Denk hierbij aan administratieve taken, die iedere dag, week of maand weer terugkomen. Deze taken horen nu eenmaal bij je werk, en zult ze daarom ook mee moeten nemen.

Wanneer je de lijst hebt opgezet, is het tijd om rustig naar de lijst te kijken. Reflecteer vervolgens op alle taken, en kijk of deze kloppen met de rol die je hebt binnen het bedrijf. Het kan best zo zijn dat je daar moeite mee hebt. In dat geval is het verstandig om met iemand anders, die dichtbij je staat, te kijken naar de taken die op de lijst staan.

Vervolgens kun je samen bepalen of bepaalde taken wel echt door jou uitgevoerd zouden moeten worden, of dat dit beter door iemand anders gedaan kan worden.

2. Bepaal de volgorde op basis van prioriteit

Zet nu de taken van lijst A op volgorde door rekening te houden met de deadline en benodigde tijd. Als deze taken allemaal eenzelfde prioriteit blijken te hebben, bepaal dan de impact van het resultaat van deze taak op jouw afdeling of bedrijf. Hoe meer de taak bijdraagt aan het bedrijfsbelang, hoe hoger de prioriteit van de taak is.

Plan taken op lijst B écht in

Vervolgens bekijk je de taken die belangrijk maar niet urgent zijn (lijst B). Blokkeer in de toekomst tijd in je agenda voor deze taken. Als je de taken van lijst B niet gaat inplannen, dan worden ze vanzelf een keer urgent. Je kunt dit het best vergelijken met achterstallig onderhoud van je auto, omdat deze hier onverwacht een keer stil komt te staan.

4. Plan de terugkerende taken op lijst C in

Als laatste plan je de terugkerende taken in je agenda. Bij taken met eenzelfde interval van een dag, week of maand kan dat eenvoudig met een herhalende afspraak in je digitale agenda (zoals Outlook of Gmail).

5. Eindelijk: rust in je hoofd!

Nu overzie je het hele plaatje en kun je beter inspelen op veranderende prioriteiten door externe factoren. Er ontstaat weer rust in je hoofd, omdat je door het totale overzicht van je werkvoorraad geen last hebt van dat onbestemde gevoel dat je misschien nu met het verkeerde bezig bent.

Gefeliciteerd: het is je gelukt om prioriteiten te stellen en meer rust in je hoofd te creëren!

Conclusie

Prioriteiten stellen is lastig, maar zeker niet onbelangrijk binnen je werk- en thuissituatie. Om prioriteiten te kunnen stellen zul je eerst moeten weten wanneer iets urgent of alleen belangrijk is. Een taak is urgent zodra er een deadline aan zit gekoppeld, omdat iemand bijvoorbeeld op je wacht. Wanneer een taak bijdraagt aan een grotere doelstelling, is het eerder belangrijk dan urgent.

In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je prioriteiten kunt stellen door middel van de prioriteitenmatrix. Ook heb ik je verteld hoe je jouw taken in kunt delen op basis van urgentie of belangrijkheid Ik wens je dan ook ontzettend veel succes met de uitvoering ervan.

Lukt het niet, of wil je juist meer over dit onderwerp weten? Dan raad ik je aan om mijn e-book ‘Word de beste versie van jezelf’ te lezen, waarin ik dieper inga op dit onderwerp.